Comité de Rink Hockey

Qui

Le Comité de Rink Hockey des Pays de Loire, association sportive en charge de l’organisation des matches de rink hockey sur les Pays de Loire.

Le contexte

Chaque année, près d’un millier de matches sont organisés entre les clubs de la région Pays de Loire, des matches impliquant tous les niveaux d’âge et de compétition. Chaque week-end, c’est une à deux dizaines de matches qui se jouent.

Chaque match implique bien sûr deux équipes, et un à deux arbitres. L’organisation du match échoit à l’équipe qui reçoit. Celle-ci doit confirmer l’heure, le lieu, et convoquer les arbitres.

Cette organisation est lourde pour les clubs, gérés par des bénévoles, joueurs et parents de joueurs. Le process prévoit des convocations, des confirmations de présence des équipes, mais également le report ou l’annulation de match. Une modification dans le planning implique beaucoup d’énergie pour le réorganiser.

Quatre systèmes (fédéral, régional/national, régional, intra club) coexistent en parallèle pour la nomination des arbitres. De nombreux échanges ont lieu par messagerie et téléphone entre les clubs, les arbitres, les fédérations et les comités. Il peut arriver qu’aucun arbitre ne soit présent à un match à cause d’un couac dans l’organisation ou parce que l’arbitre convoqué a oublié le match.

La solution

Nous avons développé une application web pour aider à la gestion des matches, ainsi qu’à la nomination et la convocation des arbitres.

Chaque utilisateur a des droits d’accès correspondant à son rôle : administrateur régional, responsable de club, responsable d’équipe, responsable régional d’arbitrage, correspondant club de l’arbitrage. Ainsi les utilisateurs sont limités à leur champ d’action.

Le comité peut importer la liste des matches de la saison et les gérer tout au long de l’année. Les convocations sont envoyées par l’outil et le statut des équipes (venue confirmée, demande de report, annulation) est centralisé.

Les responsables d’équipe ont accès à leur planning et valident leur présence aux matches.

Les arbitres peuvent confirmer leur présence ou indiquer leur indisponibilité. Cela génère une alerte par email et les responsables d’arbitrage peuvent alors positionner un autre arbitre.

Résultats

Grâce à la limitation de droits, les utilisateurs ont une interface épurée, où ils n’y retrouvent que leur domaine d’action et les matches qui les concernent. Les actions en-dehors de leur domaine ne sont plus possibles.

Les responsables et gestionnaires peuvent s’y connecter à tout instant et connaître l’état des matches, des équipes et des arbitres. Ils peuvent agir en conséquence sans avoir à téléphoner à chaque partie impliquée.

Les emails envoyés à date fixe évitent les oublis d’organisation et d’envoi des convocations. Les rappels (notamment aux arbitres) à J-8 et J-1 permettent d’avoir tout le monde sur le terrain le jour J.

Pour les personnes impliquées, l’application a permis un soulagement de l’organisation et un gain de temps ; de manière générale, l’application a permis de remettre à plat les process et d’avoir des matches hebdomadaires sans mauvaise surprise.

Le petit plus

Les matches sont visibles par tout le monde, cela permet aux parents et joueurs, qui n’ont pas d’identifiant pour se connecter, de voir le planning des matches.

Un annuaire centralisé recense tous les contacts clubs et les arbitres ; accessible uniquement par les utilisateurs authentifiés.

L’application est responsive et donc consultable à partir de smartphones et de tablettes.

L’application a été mise sous licence GPL v3.

Il est possible d’utiliser l’application pour n’importe quel sport qui implique deux équipes et des arbitres.

Solution technique

  • Framework Code Igniter
  • PHP, Mysql, jQuery
  • serveur d’hébergement mutualisé

Pour voir

Vous pouvez voir l’outil en action à cette adresse : http://www.csport-roller.fr

Le code est disponible sur Github : https://github.com/lezardrouge/csport